Inleiding

De komst van de Omgevingswet wordt door de rijksoverheid getypeerd als één van de grootste wetgevingsoperaties sinds de Grondwet van Thorbecke (1848). Tientallen wetten en honderden regelingen voor ruimte, wonen, infrastructuur, milieu, natuur en water worden gebundeld in één wet, vier Algemene Maatregelen van Bestuur (AMvB's) en een tiental Ministeriële Regelingen (MR's). Daarmee worden de regels voor de leefomgeving eenvoudiger en samenhangender voor burgers, bedrijven én overheden.

Om iedereen ook echt te laten profiteren van die vereenvoudiging en betere samenhang, zullen overheidsorganisaties ook anders moeten gaan (samen)werken. De wetgeving schept daarvoor belangrijke condities, bijvoorbeeld door bevoegdheden te verplaatsen (bevoegd gezag: gemeente, tenzij...) en procedures te versnellen (besluit in 8 weken, tenzij...). Maar, de leefomgeving stopt niet bij de gemeentegrens: complexe aspecten als herrie, stank en watervervuiling houden zich niet aan grenzen. Om dergelijke aspecten zorgvuldig te betrekken in het maken van een ruimtelijk plan, het geven van toestemming voor een activiteit, of het houden van toezicht daarop, is zowel zeer specialistische kennis nodig als een (gemeente-, regio-, of zelfs provincie-)grensoverstijgende blik. Dit betekent dat 'de gemeente' weliswaar vaak het aanspreekpunt zal zijn voor activiteiten in de leefomgeving, maar dat 'achter' dat gemeentelijke loket andere bestuursorganen zoals de rijksoverheid, provincies en waterschappen en specialistische uitvoeringsorganisaties zoals omgevingsdiensten en veiligheidsregio's vanuit hun eigen wettelijke taken en bevoegdheden bijdragen zullen (moeten) leveren aan de producten en diensten die door de gemeente worden geleverd aan belanghebbenden.

Door het aanwijzen van - zoveel mogelijk - één aanspreekpunt én het sneller en samenhangend geven van duidelijkheid over wat op welke plek wel of niet is toegestaan, wil de Omgevingswet breken met de huidige praktijk waarin regelmatig meerdere overheden, los van elkaar, in lange procedures antwoord moesten geven op die vraag.

Opdracht

In het programma 'Aan de slag met de Omgevingswet' werken gemeenten (VNG), provincies (IPO), waterschappen (UvW) en het rijk samen aan het ondersteunen van overheden bij de invoering van de Omgevingswet. Een belangrijke ambitie van het programma is interbestuurlijke samenwerking en integraal werken te stimuleren en faciliteren. Binnen het project UIVO (Uitwerkingen Informatie Voorziening Omgevingswet), één van de projecten die bijdragen aan de ontwikkeling van het digitaal stelsel voor de Omgevingswet (DSO), wordt in een deelproject gewerkt aan de interbestuurlijke informatievoorziening (UIVO-I), met andere woorden: de wijze waarop de verschillende overheden (digitaal) samenwerken in de uitvoering van taken die de Omgevingswet hen heeft toebedeeld.

Binnen deze digitale omgeving worden twee door UIVO-I op te leveren producten ontwikkeld:

Producten- en Dienstencatalogus (PDC):
hierin worden de producten en diensten benoemd en beschreven die voortkomen uit de Omgevingswet.
Zaaktypecatalogus (ZTC):
hierin worden de zaaktypen (procesbeschrijvingen op hoofdlijnen) benoemd en beschreven die overheidsorganisaties uitvoeren om de producten en diensten van de Omgevingswet voort te brengen.

Beide op te leveren producten zijn bestemd voor elke overheidsorganisatie die - taken uit - de Omgevingswet uitvoert: rijksoverheid (ministeries, uitvoeringsorganisaties), provincies, waterschappen, gemeenten, omgevingsdiensten, veiligheidsregio's.

De initiële opdracht in het Project Initiatie Document voor UIVO-I is geformuleerd met twee begrenzingen: een vast budget van 400 uren en oplevering van het resultaat op 1 oktober 2017. Voorafgaand aan de start van de uitvoering is onderkend dat het niet mogelijk zou zijn binnen deze begrenzing een volledige Zaaktypecatalogus en Producten- en Dienstencatalogus voor de Omgevingswet op te leveren: afgesproken is binnen de gegeven timebox en binnen het beschikbaar gestelde budget te trachten een zo hoog mogelijk rendement te behalen. Enerzijds door maximaal hergebruik te maken van eerder uitgewerkte concepten en producten en anderzijds door te focussen op 'laaghangend fruit' door in dit stadium geen grote ontwikkelinspanningen met relatief laag rendement te ontplooien.

Architectuur van samenwerkende overheden

Voordat wordt ingegaan op de uitgangspunten die ten grondslag liggen aan de producten- en dienstencatalogus (PDC) en zaaktypecatalogus (ZTC) die worden ontwikkeld voor de Omgevingswet, is het van belang stil te staan bij de 'architectuur' die de overheden die gezamenlijk uitvoering moeten geven aan de Omgevingswet, hanteren. Het begrip 'architectuur' wordt in deze context uitsluitend functioneel bedoeld; de architectuur voor de informatievoorziening en onderliggende technische componenten, wordt in andere gremia uitgewerkt.

Dienstengerichte architectuur

De Omgevingswet stelt 'de klant centraal': belanghebbenden, waaronder initiatiefnemers, vinden één overheid tegenover zich die snel en consistent antwoord geeft op de vragen die worden gesteld. Dit betekent echter geenszins dat er steeds maar één overheidsorganisatie is die zelfstandig het volledige antwoord geeft op elke gestelde vraag. De Omgevingswet benoemt weliswaar zo helder mogelijk het bevoegd gezag waar een belanghebbende voor het stellen van een vraag moet aankloppen (in de meeste gevallen: de gemeente), maar bakent tegelijkertijd duidelijke verantwoordelijkheden af voor andere overheidsorganisaties in het beantwoorden van 'meervoudige vragen' (lees: vragen die betrekking hebben op meer dan één activiteit).

Effectief betekent dit dat er voor (vrijwel) elke vraag één - coördinerend - bevoegd gezag is, maar dat aspecten van die vraag kunnen (moeten) worden beoordeeld door andere overheidsorganisaties. Hiervoor bestaan twee dominante 'figuren':

Advies (art. 16.15 Omgevingswet)
De Omgevingswet benoemt bestuursorganen of andere instanties die voor het beoordelen van specifieke activiteiten om advies gevraagd moeten worden.
Instemming (art. 16.16 Omgevingswet)
De Omgevingswet benoemt bestuursorganen die moeten instemmen met een voorgenomen besluit dat betrekking heeft op specifieke activiteiten.

De voornaamste redenen voor deze advies- en instemmingsbevoegdheden zijn de specialistische deskundigheid van en/of de te behartigen zwaarwegende belangen door de verschillende overheidsorganisaties.

Overheden die samen werken aan het beantwoorden van een vraag, doen dit door producten en diensten bij elkaar af te nemen en niet door één gezamenlijk proces uit te voeren. De reden hiervoor is dat er geen gezagsverhouding bestaat tussen het bevoegd gezag en de overheidsorganisaties die adviseren over en/of instemmen met het uiteindelijke antwoord dat het bevoegd gezag geeft op de gestelde vraag. De wetgever heeft welbewust voor formele 'functiescheiding' gekozen tussen de verschillende overheidsorganisaties, opdat de verschillende belangen zo goed mogelijk worden behartigd (met de daarvoor vereiste deskundigheid). Het ontbreken van die gezagsverhouding maakt het ook procesmatig niet mogelijk één gezamenlijk proces uit te voeren: voor het besturen van dat proces zou het bevoegd gezag dat de gestelde vraag moet beantwoorden, moeten kunnen beschikken over de daarvoor vereiste middelen (veelal: medewerkers) van andere overheidsorganisaties.

De leverancier (bevoegd gezag) van het eindproduct (het antwoord op gestelde vraag, bijvoorbeeld een beschikking op een vergunningaanvraag) zal daarom halffabricaten (adviezen, instemmingen) moeten betrekken bij zijn toeleveranciers (overheidsorganisaties die in de Omgevingswet advies- en/of instemmingsbevoegdheid hebben gekregen). Voor een goed functionerende keten is het daarom in de eerste plaats van belang duidelijke afspraken te maken over de producten en diensten die de verschillende organisaties aan elkaar leveren. Dat begint bij het benoemen van de eindproducten van elk bevoegd gezag en het benoemen en afbakenen van de halffabricaten die dat bevoegd gezag moet 'bestellen' bij zijn toeleveranciers om tot zijn eindproduct te komen. Vervolgens zullen voor elk eindproduct en halffabricaat afspraken moeten worden gemaakt over de kwaliteit (denk aan de vorm waarin het product wordt geleverd), levertijd en eventueel prijs. Daarmee is de producten- en dienstcatalogus de voornaamste bouwsteen in de dienstengerichte architectuur die nodig is voor de uitvoering van de Omgevingswet.

Elke partij is vervolgens geheel zelf verantwoordelijk voor het vormgeven en uitvoeren van de processen die nodig zijn om te komen tot 'zijn' eindproduct of halffabricaat, zolang dat product of die dienst maar wordt geleverd conform de afspraken die daarover in de producten- en dienstencatalogus zijn gemaakt.

Als alle afspraken worden vastgelegd in de producten- en dienstencatalogus en elke organisatie vervolgens vrij is in het vormgeven en uitvoeren van 'zijn' processen, waarom is/wordt er dan toch een zaaktypecatalogus voor de Omgevingswet ontwikkeld? Hiervoor zijn meerdere redenen:

Communicatie tussen organisaties
Voor een goed functionerende keten is het van belang dat partijen dezelfde taal spreken, zodat geen 'vertaalslagen' nodig zijn. Denk aan afspraken over het communiceren over de voortgang ('Intake uitgevoerd', 'Beschikking vastgesteld', etc.) de verschillende actoren ('Aanvrager', 'Adviseur', etc.), de samenstelling van en naamgeving binnen het dossier ('Aanvraag', 'Advies', 'Ontwerpbesluit', etc.) en uitkomsten ('Verleend', 'Geweigerd', etc.). Ook als de procesgang binnen elke organisatie - een beetje - anders is, kan over die procesgang eenvoudig worden gecommuniceerd middels de afspraken die daarover in een zaaktype zijn vastgelegd.
Communicatie tussen systemen
Voor de communicatie tussen systemen is een gemeenschappelijke taal onontbeerlijk. De taal van zaakgericht werken is goed gestandaardiseerd, zowel in informatiemodellen (IMZTC en RGBZ) als in bijpassende uitwisselingsstandaarden (StUF-ZTC en StUF-ZKN). Veel systemen die binnen het domein worden ingezet (VTH-systemen, zaaksystemen, documentbeheersystemen) 'spreken' deze taal en kunnen dus eenvoudig informatie uitwisselen met systemen die op gelijke wijze (lees: op basis van dezelfde zaaktypecatalogus) zijn ingericht.
Standaardisatie
Het wordt door discussies over autonomie en 'couleur locale' nog wel eens vergeten, maar - anders dan in bijvoorbeeld het bedrijfsleven - zijn veel processen van overheidsorganisaties enorm goed gestandaardiseerd. Vrijwel elk proces waarin een 'klant' vraagt om een beslissing van de overheid (bijvoorbeeld een vergunning), het niet eens is met een beslissing van de overheid (zienswijzen, bezwaar, beroep) of van de overheid verwacht dat wordt gecontroleerd dat beslissingen worden nageleefd (toezicht en eventueel handhaving) is gedetailleerd voorgeschreven in de Algemene wet bestuursrecht, met af en toe een 'snufje' specifieke wetgeving (zo schrijven de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht - art. 3.9, lid 2, resp. art. 3.12, lid 8 - én de Omgevingswet - art. 16.64, lid 2, resp. art. 16.66, lid 4 - voor dat de redelijke termijn voor het verlengen van de beslistermijn op een aanvraag - art. 4:14, lid 3 en art. 3:18, lid 2 Algemene wet bestuursrecht - maximaal zes weken mag zijn). Er is daarmee nauwelijks ruimte voor individuele overheidsorganisaties om een geheel eigen invulling te geven aan dit soort processen: deze is ruwweg beperkt tot tempoverschillen ('we doen het sneller dan de wet voorschrijft'), de verdeling van werkzaamheden binnen de eigen organisatie (de intake wordt uitgevoerd door het KCC, de behandeling door de vakafdeling) en bijvoorbeeld de toonzetting van de interactie met 'klanten' in correspondentie. Voor het overige is de procesgang op hoofdlijnen vrij precies voorgeschreven in voornoemde wetgeving.
Dat individuele overheidsorganisaties 'net even anders' hun processen uitvoeren, heeft vooral historische oorzaken: individuele overheidsorganisaties hebben nieuwe of gewijzigde wetgeving verwerkt in de processen die ze al jaren (decennia) uitvoerden. In die transities zijn begrippen, processtappen, dossiersamenstelling, et cetera onbedoeld - en dus niet vanuit een intrinsieke wens het 'heel anders' te doen - uit elkaar gegroeid. Deze 'grootste wetgevingsoperatie sinds de Grondwet' biedt een uitgelezen kans om die onbedoelde divergentie weer om te buigen naar convergentie door processen weer op één - door wetgeving voorgeschreven - leest te schoeien.
Versnelling invoering en verbetering uitvoering
Uit voornoemde punten volgt 'vanzelf' het belang van één zaaktypecatalogus die door alle overheden die de Omgevingswet uitvoeren, wordt omarmd. De Omgevingswet 'veroordeelt' overheidsorganisaties tot intensievere en efficiëntere onderlinge samenwerking. Als elke overheidsorganisatie - met de beste bedoelingen - op geheel eigen wijze de Omgevingswet vertaalt naar de eigen organisatie-inrichting, processen en bedrijfsvoering, betekent dit dat elke overheidsorganisatie het bekende 'wiel' opnieuw uitvindt en dat het risico levensgroot is dat elk van die wielen er 'net even anders' uitziet. Door de denk- en veranderkracht te bundelen en gezamenlijk één zaaktypecatalogus te ontwikkelen voor alle processen die voor de uitvoering van de Omgevingswet van belang zijn, zal elke individuele overheidsorganisatie de Omgevingswet sneller kunnen implementeren en beter kunnen samenwerken met zijn ketenpartners.

Producten- en dienstencatalogus

Veel mensen denken bij 'Producten- en Dienstencatalogus' direct aan de producten- en dienstencatalogus die overheidsorganisaties op internet aan burgers, bedrijven en instellingen presenteren: in zo'n catalogus wordt beschreven welke producten of diensten een burger, bedrijf of instelling kan 'bestellen', waar hij aan moet voldoen en wat hij daarvoor moet doen (indieningsvereisten) en welke kosten er aan dat product of die dienst zijn verbonden. Buitengewoon nuttig en erg nodig, zo'n producten- en dienstencatalogus waarin 'bestelbare' eindproducten staan, maar zo'n catalogus is volstrekt ontoereikend als producten- en dienstencatalogus voor de ketenpartners die samen 'aan de lat staan' voor het leveren van zulke eindproducten aan burgers, bedrijven en instellingen. Enerzijds ontbreken in zo'n 'consumentencatalogus' tal van 'eindproducten' die niet direct 'bestelbaar' zijn (denk aan het toezicht dat wordt gehouden en de eventuele handhaving die daarop volgt), maar veel belangrijker is dat in zo'n catalogus geen plaats is voor het scala aan 'halffabricaten' dat overheidsorganisaties aan elkaar moeten leveren om überhaupt tot de levering van eindproducten te komen. De Producten- en Dienstencatalogus voor de Omgevingswet die UIVO-I ontwikkelt is daarom niet gericht op consumenten, maar op bevoegde gezagen en uitvoeringsorganisaties. Een 'keten-PDC' dus.

Herkomst

Waar zaaktypen hun grondslag hoofdzakelijk vinden in de Algemene wet bestuursrecht, is dat geenszins het geval voor producten en diensten: in de Omgevingswet en onderliggende besluiten benoemt de wetgever minutieus welk(e) (soort) overheidsorganisatie verantwoordelijk is voor welk(e) soort product(en) en ook welke halffabricaten nodig zijn om tot zo'n eindproduct te komen. De Omgevingswet en alle daaraan verbonden besluiten dicteren zo de producten en diensten die overheidsorganisaties zullen leveren, zowel aan burgers, bedrijven en instellingen als aan elkaar. De systematiek voor het afbakenen, benoemen en beschrijven van producten en diensten in de Producten- en dienstencatalogus voor de Omgevingswet is echter niet nieuw.

Gemeenschappelijke Producten- en dienstencatalogus omgevingsdiensten Zuid-Holland

Eind 2012 gaven de directeuren van de vijf omgevingsdiensten in Zuid-Holland opdracht voor de ontwikkeling van een gemeenschappelijke Producten- en dienstencatalogus. Omdat vier van de vijf omgevingsdiensten waren voortgekomen uit zogenaamde 'milieudiensten' die in de loop der tijd waren opgericht, waren de producten- en dienstencatalogi van deze organisaties historisch ontstaan en onderling behoorlijk verschillend, ook al voerden ze grotendeels dezelfde taken uit. Dit was niet alleen onhandig voor de onderlinge communicatie tussen omgevingsdiensten, maar ook zéér onhandig voor de opdrachtgever die de vijf omgevingsdiensten gemeenschappelijk hadden (en hebben): de Provincie Zuid-Holland. Voor het maken van afspraken over de door de omgevingsdiensten te leveren producten en diensten en het bewaken van de kwaliteit, kwantiteit en kosten daarvan, moest de Provincie Zuid-Holland gebruik maken van/putten uit de - onderling verschillende - catalogi van de vijf omgevingsdiensten.

De gemeenschappelijke Producten- en dienstencatalogus van de vijf omgevingsdiensten heeft een eind gemaakt aan die vergelijking van 'appels en peren', zowel in de onderlinge gesprekken tussen omgevingsdiensten, als in de communicatie met opdrachtgevers. Het op één lijn krijgen van de verschillende diensten in het benoemen van (groepen) producten en diensten, bleek echter bepaald geen sinecure. Het (historisch gegroeide) lokaal jargon en de grote diversiteit in granulariteit (fijnmazigheid) van de verschillende bestaande producten- en dienstencatalogi leidden met enige regelmaat tot stevige inhoudelijke discussies over naamgeving en afbakening van producten en diensten in de gemeenschappelijke Producten- en dienstencatalogus. Pas na de introductie van een metafoor uit de private sector (in dit geval: de automotive-industrie) werd een gemeenschappelijke basis gevonden voor het voeren en beslechten van zulke inhoudelijke discussies. Eind 2013 kon zo de gemeenschappelijke Producten- en dienstencatalogus van de vijf omgevingsdiensten in Zuid-Holland worden vastgesteld.

Ontwikkeling Producten- en dienstencatalogus Omgevingswet

Uit voornoemde ontwikkeling van een gemeenschappelijke producten- en dienstencatalogus voor de vijf Zuid-Hollandse omgevingsdiensten en de daarmee gepaard gaande discussies, zijn belangrijke lessen getrokken die zijn toegepast in de ontwikkeling van de Producten- en dienstencatalogus voor de Omgevingswet:

de verschillende overheidsorganisaties die de Omgevingswet samen zullen moeten uitvoeren, zijn 'gebonden' in ketens die goed vergelijkbaar zijn met de ketens die we - al decennialang - in de private sector zien;
de best practices die in de private sector worden toegepast voor supply chain management (integraal ketenbeheer) kunnen dus ook goede diensten bewijzen in het ontwikkelen van de ketenafspraken tussen overheidsorganisaties die samen de Omgevingswet uitvoeren;
kenmerkend voor het maken van zulke ketenafspraken is een onbetwiste basis waarop alle ketenpartners hun bijdrage aan een eindproduct kunnen baseren. In de metafoor van de automotive-industrie wordt die onbetwiste basis gevormd door de - specificaties van - modellen, uitvoeringen en opties die door de fabrikant van auto's - via zijn dealers - aan klanten wordt aangeboden. De specificaties van die modellen, uitvoeringen en opties bepalen niet alleen hoe het eindproduct eruit zal zien (rood, blauw, metallic zwart, hoog, lang, halogeen of xenon koplampen, et cetera), maar ook welke halffabricaten, van welke leveranciers, nodig zijn om tot de assemblage en levering van dat eindproduct te komen.
zo is het ook voor een eindproduct dat een overheidsorganisatie levert aan zijn 'klant'. Het product 'Omgevingsvergunning' bijvoorbeeld, kent ook vele modellen/uitvoeringen: het maakt een groot verschil of een Omgevingsvergunning wordt verleend voor de bouw van een dakkapel op de woning van een burger of voor de aanleg van een raffinaderij op de Tweede Maasvlakte. Het zijn allebei 'Omgevingsvergunningen', maar het model/de uitvoering en de daarvoor benodigde 'halffabricaten' van die Omgevingsvergunningen verschillen enorm. De 'onbetwiste basis' waarin wordt gespecificeerd hoe die verschillende uitvoeringen van het product Omgevingsvergunning eruit moeten zien en moeten worden gemaakt - en wie daaraan op welke wijze moeten bijdragen - is vastgelegd in de Omgevingswet en de onderliggende besluiten.

Ontwerp-uitgangspunten

De producten- en dienstencatalogus is bestemd voor gebruik in de keten van overheidsorganisaties die de Omgevingswet uitvoeren
De functie van de producten- en dienstencatalogus voor de Omgevingswet die door UIVO-I wordt ontwikkeld, is het ondersteunen van overheidsorganisaties die gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor het leveren van producten (denk aan een Omgevingsvergunning) en diensten (denk aan houden van toezicht) aan burgers, bedrijven, instellingen of de maatschappij als geheel. In deze producten- en dienstencatalogus wordt van zulke 'eindproducten en -diensten' een decompositie gemaakt, zodat duidelijk wordt uit welke bouwstenen ('halffabricaten' genoemd in deze toelichting) die eindproducten en -diensten zijn opgebouwd en door wie die bouwstenen moeten worden geleverd.
De producten- en dienstencatalogus benoemt en beschrijft de producten en diensten van àlle bevoegde gezagen
Meer nog dan onder de vigerende Wabo-wetgeving streeft de Omgevingswet naar één loket/één bevoegd gezag waarmee initiatiefnemers en belanghebbenden 'zaken doen'. Een ander streven van de Omgevingswet is 'sneller': initiatiefnemers en belanghebbenden moeten sneller duidelijkheid krijgen over hun vraag aan 'de overheid'. Deze aspecten zorgen ervoor dat hoge(re) eisen worden gesteld aan de coördinatie/orkestratie van de keten van overheidsorganisaties die een bijdrage moeten leveren aan het beantwoorden van de gestelde vraag. Om zo min mogelijk tijd te verliezen (waste in 'Lean'-termen) moeten vanuit dat 'ene loket' zo snel mogelijk de 'bestellingen' van halffabricaten die nodig zijn om het (aan)gevraagde eindproduct te kunnen leveren, worden geplaatst. Om dat te kunnen doen, zal er een gemeenschappelijke producten- en dienstencatalogus moeten zijn waarin alle bestelbare eindproducten én halffabricaten van bevoegde gezagen zijn opgenomen.
De producten- en dienstencatalogus is zowel door mensen als machines (systemen) te gebruiken
In de producten- en dienstencatalogi die voor de vigerende (Wabo-)wetgeving worden gebruikt, zijn producten en diensten 'grof' afgebakend, benoemd en beschreven. De producten- en dienstencatalogi van bevoegde gezagen spitsen zich toe op 'eindproducten': producten die worden geleverd aan 'klanten' van de overheid (burgers, bedrijven, instellingen). Denk aan een product 'Omgevingsvergunning', met daaronder hoogstens nog een grove uitsplitsing naar activiteiten (bouwen, kappen, milieu, et cetera). Omgevingsdiensten hanteren meer gedetailleerde producten- en dienstencatalogi waarin bijvoorbeeld onderscheid wordt gemaakt tussen een 'Oprichtingsvergunning' en een 'Revisievergunning' voor een milieu-inrichting, soms nog uitgesplitst naar categorieën inrichtingen (zodat de plaatselijke 'snackbar' kan worden onderscheiden van de 'varkensflat'). Geen van beide soorten producten- en dienstencatalogi is echter fijnmazig genoeg om er - bijvoorbeeld - uit op te kunnen maken wie de Omgevingsvergunning voor de milieu-inrichting snackbar, respectievelijk varkensflat moet leveren en wie daaraan - door het geven van adviezen en/of verklaringen van geen bedenkingen - een bijdrage moet leveren. Alleen de 'producten- en dienstencatalogus' (de vraaggeleiding/beslisboom) waarop het Omgevingsloket Online (OLO) is gebaseerd, is meer gedetailleerd. Dit is nodig om te kunnen bepalen welke overheidsorganisatie 'bevoegd gezag' is voor een via het OLO ingediende aanvraag voor een Omgevingsvergunning. Daarna wordt het verbinden van de schakels in de keten mensenwerk: een casemanager bij het bevoegd gezag bestudeert tijdens de inhoudelijke intake de aanvraag en bepaalt vervolgens wie er om advies moet worden gevraagd. Die adviesvraag wordt in veel gevallen niet heel precies gesteld. Vaak wordt de integrale aanvraag 'doorgezonden' met het verzoek om 'advies' en moet de adviserende organisatie ook weer een inhoudelijke intake uitvoeren door het bestuderen van de aanvraag om te bepalen welke specialist(en) voor welke (aspecten van) activiteiten een advies moeten uitbrengen. Het steeds opnieuw 'bestuderen' van zo'n aanvraag is niet alleen 'dubbel werk' (en kost dus extra geld), maar ook (doorloop)tijdverslindend: steeds belandt de (aan)vraag op een stapel (queue, lees: de werkvoorraad van de persoon die 'bestudeert') en het zal in het beste geval enkele uren (maar in de regel: ettelijke dagen) duren voordat is bepaald welke behandela(a)r(en) de inhoudelijke beoordeling van de (aan)vraag moeten uitvoeren. Door zo vroeg mogelijk in het proces, liefst geautomatiseerd (idealiter al tijdens de intake - in bijvoorbeeld het OLO -), precies te identificeren welk eindproduct wordt gevraagd en welke halffabricaten daarvoor nodig zijn, wordt veel 'dubbel werk' uitgebannen en worden tijdverslindende 'stapels' omzeild: de (aan)vraag voor het eindproduct én de (aan)vragen voor de daarvoor benodigde halffabricaten kunnen automatisch rechtstreeks in de werkvoorraden van de inhoudelijk behandelaren worden 'geschoten'. Dat lukt echter alleen als van elk eindproduct duidelijk is wie dat eindproduct moet leveren en geautomatiseerd kan worden vastgesteld welke halffabricaten nodig zijn - en waar die halffabricaten moeten worden 'besteld' - om dat eindproduct te kunnen maken. Zo'n geautomatiseerde 'werkverdeling' - waarmee veel tijd en geld wordt bespaard - vergt een zeer gedetailleerde uitwerking van producten en diensten en hun leveranciers.
De initiële vulling van de producten- en dienstencatalogus wordt gebaseerd op de Omgevingswet en onderliggende besluiten
De wetgever beschrijft in de Omgevingswet de producten en diensten die de verschillende bestuursorganen zullen leveren, door aan te geven welk bestuursorgaan 'bevoegd gezag' is voor een product of dienst. In onderliggende besluiten (bijvoorbeeld het Omgevingsbesluit en het Besluit activiteiten leefomgeving) wordt deze bevoegdheidstoedeling verfijnd. In beginsel wordt élk product en elke dienst waarvoor in de Omgevingswet (inclusief onderliggende besluiten) een bestuursorgaan verantwoordelijk is gemaakt, overgenomen in de producten- en dienstencatalogus (zie het vorige uitgangspunt), inclusief (bron)verwijzing naar de bepalingen in de wetgeving. Dit leidt weliswaar tot vele honderden, mogelijk duizenden, varianten van producten, maar is de enige manier om tot een volledig en samenhangend geheel van producten en diensten te komen. Een 'huis van producten en diensten' zogezegd dat niet alleen door mensen wordt begrepen, maar ook met machines (automatisering) kan worden ondersteund.
De producten- en dienstencatalogus wordt aangevuld met producten en diensten uit decentrale regelgeving
De Omgevingswet en onderliggende besluiten zijn in belangrijke mate bepalend voor de producten en diensten die burgers, bedrijven en instellingen - en de maatschappij als collectief - van overheidsorganisaties kunnen vragen. Decentrale overheden (provincies, waterschappen, gemeenten) mogen echter ook eigen regels stellen (in een omgevingsverordening, waterschapsverordening, omgevingsplan, et cetera). Uit die decentrale regelgeving komen ook producten en diensten voort. Denk bijvoorbeeld aan een omgevingsverordening waarin milieubeschermingsgebieden zijn benoemd en waarin is bepaald dat het verboden is om zonder vergunning of ontheffing milieubelastende activiteiten in zo'n gebied te verrichten. Omdat producten en diensten die voortkomen uit decentrale regelgeving ook relevant zijn voor de ketensamenwerking van overheidsorganisaties, worden deze ook opgenomen in de Producten- en dienstencatalogus Omgevingswet.

Voorlopig resultaat

De Producten- en dienstencatalogus Omgevingswet in deze digitale omgeving wordt ontwikkeld op basis van deze uitgangspunten. De producten en diensten die rechtstreeks uit de Omgevingswet en het (ontwerp van het) Omgevingsbesluit kunnen worden afgeleid, zijn geïdentificeerd en grotendeels opgenomen in deze digitale omgeving. In de komende weken zullen deze producten en diensten worden aangevuld en inhoudelijk worden beschreven. De nadere detaillering naar varianten van voornoemde producten en diensten volgt in belangrijke mate uit de onderliggende wetgeving, zoals het 'Besluit actitivteiten leefomgeving', het 'Besluit bouwwerken leefomgeving', het 'Besluit kwaliteit leefomgeving', de 'Invoeringswet Omgevingswet', de 'Aanvullingswet Geluid', de 'Aanvullingswet Bodem', de 'Aanvullingswet Grondeigendom en herverkaveling', de 'Aanvullingswet Natuur' en de uitvoeringsbesluiten. Deze onderliggende wetgeving verkeert nog in een ontwerp- of conceptstadium of is nog 'in ontwikkeling' (m.n. ministeriële regeling(en)). Hoewel elk van deze besluiten en regelingen moet worden geanalyseerd, leiden ze lang niet allemaal tot significante wijzigingen in de - verdieping van de - Producten- en dienstencatalogus voor de Omgevingswet: het 'Besluit bouwwerken leefomgeving' bijvoorbeeld, benoemt nauwelijks nieuwe varianten van producten, terwijl uit het 'Besluit activiteiten leefomgeving' van een zeer beperkt aantal producten (m.n. 'Omgevingsvergunning' en 'Melding activiteit') vele tientallen varianten werden gedestilleerd. Uiteindelijk zal voor elk type overheidsorganisatie (rijk, provincie, waterschap, gemeente) en - waar mogelijk - uitvoeringsorganisatie (omgevingsdienst, veiligheidsregio), zijn benoemd welke eindproducten respectievelijk halffabricaten zij leveren, inclusief een beschrijving van die producten / diensten, levertijden en andere aspecten die van belang zijn voor een goed functionerende keten. Uiteraard worden producten en diensten gerelateerd aan zaaktypen, zodat duidelijk is met welk 'proces' een product of dienst wordt voortgebracht.

Nog te doen

Zoals hierboven beschreven, is de opdracht uitgevoerd in een timebox en met een begrensd urenbudget. Er zijn, mede als gevolg daarvan, nog verschillende to-do's:

Verbreden Producten- en dienstencatalogus Omgevingswet
Nog niet alle producten en diensten die in de Omgevingswet door de wetgever zijn benoemd, zijn opgenomen als 'Product' in de Producten- en dienstencatalogus. Zo ontbreken bijvoorbeeld nog de producten gerelateerd aan de milieueffectrapportage en nog tal van 'kleine' producten die de Omgevingswet benoemt.
Verbeteren en aanvullen productbeschrijvingen
Van veel producten is slechts een eerste, rudimentaire, beschrijving opgenomen in de Producten- en dienstencatalogus en een aantal producten- en diensten heeft nog helemaal geen inhoudelijke beschrijving. Deze beschrijvingen zullen moeten worden verbeterd en aangevuld.
Verdiepen Producten- en dienstencatalogus Omgevingswet
Zoals hierboven toegelicht, benoemt de Omgevingswet producten op hoog niveau, zoals de 'Omgevingsvergunning', de 'Instructieregel' of het 'Projectbesluit'. In onderliggende wetgeving (waaronder de vier AMvB's) worden deze producten nader gedetailleerd en wordt duidelijk welk bestuursorgaan ervoor verantwoordelijk is. Voor een goede ondersteuning van de ketensamenwerking van overheidsorganisaties is het noodzakelijk elke variant die de wetgever heeft onderscheiden en toebedeeld aan een bestuursorgaan, op te nemen in de Producten- en dienstencatalogus Omgevingswet.
Relateren varianten van producten aan zaaktypen
Elke variant van een product heeft een 'productieproces' nodig en zal daartoe worden gerelateerd aan het zaaktype/de zaaktypen waarmee het wordt voortgebracht.

Zaaktypecatalogus

Over het belang van één zaaktypecatalogus is hierboven al het nodige gezegd. De zaaktypecatalogus voor de Omgevingswet beschriijft de processen op hoofdlijnen die overheidsorganisaties moeten uitvoeren om de producten en diensten van de Omgevingswet (eindproducten én halffabricaten) aan klanten én aan collega-overheden (ketenpartners) te kunnen leveren.

Herkomst

Zaaktypecatalogus Omgevingsdienst Haaglanden

Begin 2012 is, ter voorbereiding op de vorming van de Omgevingsdienst Haaglanden, in opdracht van de provincie Zuid-Holland een zaaktypecatalogus opgeleverd voor de Omgevingsdienst Haaglanden. Hierin zijn de processen voor vergunningverlening, toezicht, handhaving, advisering, bezwaar en beroep die door een omgevingsdienst (kunnen) worden uitgevoerd op hoofdlijnen beschreven. Omdat dit de eerste zaaktypecatalogus was die specifiek voor het 'VTH-domein' werd uitgewerkt, is deze catalogus min of meer de de facto standaard geworden voor de zaakgerichte uitvoering van processen die betrekking hebben op de fysieke leefomgeving. Nagenoeg alle nieuw gevormde omgevingsdiensten (o.a. in Gelderland, Groningen, Drenthe, Zuid-Holland, Twente), maar ook waterschappen, gemeenten en veiligheidsregio's hebben de 'Zaaktypecatalogus Haaglanden' gebruikt als basis voor hun implementatie van zaakgericht werken ten behoeve van het VTH-domein.

Hoewel elke voornoemde organisatie de 'zaaktypecatalogus Haaglanden' als basis heeft gebruikt, moest elke organisatie die zaaktypecatalogus aanpassen om hem geschikt te maken voor gebruik binnen de eigen organisatie. De belangrijkste reden daarvoor was dat de 'zaaktypecatalogus Haaglanden' op onderdelen heel specifiek was toegesneden op de werkwijze die de Omgevingsdienst Haaglanden wenste te volgen.

Zaaktypecatalogus 'Allen voor Eén' (Limburg)

In 2015 is binnen de provincie Limburg het initiatief genomen voor het verkrijgen van één gemeenschappelijk VTH-systeem waarin bevoegde gezagen en uitvoeringsorganisaties (provincie, gemeenten, regionale uitvoeringsdiensten, veiligheidsregio's) alle VTH-taken uitvoeren die betrekking hebben op de fysieke leefomgeving. De belangrijkste reden voor dit initiatief was de aanzienlijke hinder die elk van de partijen ondervindt in het digitaal samen werken aan vergunningverlening, toezicht en handhaving. Door alle taken van de verschillende partijen onder te brengen in één systeem zullen tal van obstakels die momenteel de informatie-uitwisseling tussen partijen bemoeilijken, worden weggenomen.

Een belangrijke randvoorwaarde voor een betere informatie-uitwisseling - óók binnen één systeem - is de harmonisatie van processen. Daarom hebben de samenwerkende overheidsorganisaties in Limburg, met steun van het programma 'Aan de slag met de Omgevingswet', opdracht gegeven voor de doorontwikkeling van de 'zaaktypecatalogus Haaglanden' naar een zaaktypecatalogus die:

niet specifiek is voor één (soort) overheidsorganisatie;
alle taken die de fysieke leefomgeving betreffen, ondersteunt, en
zowel kan worden toegepast voor de uitvoering van de huidige (Wabo) wetgeving als de toekomstige (Omgevingswet) wetgeving.

Ontwikkeling Zaaktypecatalogus Omgevingswet

Het behoeft geen uitleg dat de doorontwikkeling van de 'zaaktypecatalogus Haaglanden' naar de zaaktypecatalogus voor de samenwerkende overheidsorganisaties in Limburg een uitstekend startpunt vormt voor de zaaktypecatalogus voor de Omgevingswet. Om landelijke toepasbaarheid van die 'Limburgse zaaktypecatalogus' te vergoten, is bij de ontwikkeling ervan nog een aantal aanvullende ontwerp-uitgangspunten geformuleerd, die zowel de Limburgse als de landelijke zaaktypecatalogus voor de Omgevingswet ten goede komen.

Ontwerp-uitgangspunten

De zaaktypecatalogus is niet specifiek voor één (soort) overheidsorganisatie;
De zaaktypecatalogus voor de Omgevingswet moet kunnen worden toegepast door elk(e) (soort) overheidsorganisatie: rijksoverheid (en uitvoeringsorganisaties, zoals landelijke inspectiediensten), provincie, waterschap, gemeente, omgevingsdienst, veiligheidsregio.
De zaaktypecatalogus ondersteunt alle taken die de fysieke leefomgeving betreffen;
Waar in hierboven genoemde zaaktypecatalogi soms organisatiespecifieke (of beter: productspecfieke) zaaktypen (bijvoorbeeld: 'Meetbeschikking vaststellen' in een zaaktypecatalogus voor waterschappen) waren opgenomen, zal de zaaktypecatalogus voor de Omgevingswet generieker moeten worden ontworpen, om geen explosie van zaaktypen (net zoveel zaaktypen als de gezamenlijke overheden aan producten leveren) te krijgen;
De zaaktypecatalogus houdt rekening met / is gericht op samenwerking tussen verschillende (soorten) overheden;
De architectuur van samenwerkende overheden is in deze zaaktypecatalogus verwerkt door in vrijwel alle zaaktypen de mogelijkheid op te nemen advies te vragen. Dat advies kan zowel worden gevraagd aan een interne adviseur (een specialist binnen de zaakbehandelende organisatie) als aan een externe adviseur (een overheidsorganisatie die, bijvoorbeeld op grond van wettelijke bevoegdheden, moet adviseren over, of instemmen met, een te nemen besluit). Het advies (een eindproduct voor de adviseur, een halffabricaat voor de zaakbehandelende organisatie) wordt opgesteld in een zaak van het zaaktype 'Advies verstrekken' en levert een bijdrage aan de zaak waarin het besluit wordt genomen;
De zaaktypecatalogus kan zowel worden toegepast voor de uitvoering van de huidige (Wabo) wetgeving als de toekomstige (Omgevingswet) wetgeving.
Er is - vooralsnog - voor gekozen in de zaaktypecatalogus voor de Omgevingswet niet exclusief de Omgevingswet als uitgangspunt te hanteren, maar ook de huidige wetgeving (grotendeels Wet algemene bepalingen omgevingsrecht, Wabo). Hiervoor zijn meerdere redenen:
1. De Algemene wet bestuursrecht bepaalt voor het overgrote deel de procesgang; de 'invloed' van de Omgevingswet en de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht op die procesgang is zéér beperkt. Inhoudelijk zijn de verschillen tussen beide wetten wél fors (denk aan het herschikken van verantwoordelijkheden tussen bevoegde gezagen en andere normen waaraan een (aan)vraag wordt getoetst), maar die raken de procesgang slechts in beperkte mate: de toetsing van een aanvraag kan (onder de Omgevingswet) plaatsvinden door een andere overheidsorganisatie en ook de normen waaraan de (aan)vraag wordt getoetst kunnen anders zijn, maar de stappen die (moeten) worden gezet om tot een besluit te komen, blijven dezelfde.
2. Juist ómdat de procesgang - en daarmee het zaaktype voor een specifiek proces - nauwelijks verandert in de transitie van Wet algemene bepalingen omgevingsrecht naar Omgevingswet, levert het 'Omgevingswet én Wet algemene bepalingen omgevingsrecht'-bestendig zijn van de zaaktypecatalogus Omgevingswet een groot voordeel op: elke overheidsorganisatie die de Omgevingswet zal moeten invoeren, kan daarmee nu al starten: de zaaktypecatalogus Omgevingswet is immers ook geschikt voor gebruik onder de huidige wetgeving. Hiermee wordt de termijn die overheden hebben om processen en systemen voor te bereiden op/aan te passen aan de komst van de Omgevingswet, aanzienlijk langer: een overheidsorganisatie kan - bij wijze van spreken - morgen al de 'zaaktypecatalogus Omgevingswet' implementeren en zal dan nog steeds conform de huidige wetgeving zijn processen uitvoeren.

Voorlopig resultaat

De zaaktypecatalogus in deze digitale omgeving is ontwikkeld op basis van bovenstaande uitgangspunten. Uiteraard is daarbij voortgebouwd op de 'zaaktypecatalogus Haaglanden' (de 'moeder' van alle zaaktypecatalogi die in het domein van de fysieke leefomgeving worden gebruikt), maar toch zijn de verschillen tussen deze 'zaaktypecatalogus Omgevingswet' en de 'zaaktypecatalogus Haaglanden' aanzienlijk:

De zaaktypecatalogus Omgevingswet volgt de standaarden
De 'zaaktypecatalogus Haaglanden' is ontwikkeld voordat de huidige versie van de standaard voor het beschrijven van zaaktypen (IMZTC), was ontwikkeld. Hierdoor wijkt de 'zaaktypecatalogus Haaglanden' op onderdelen af van het informatiemodel en de uitwisselingsstandaard.
De zaaktypecatalogus Omgevingswet is véél omvangrijker
Door het veel strikter vertalen van wettelijke voorschriften naar de uitwerking van zaaktypen is de omvang van de zaaktypecatalogus Omgevingswet (o.a. door checklistitems bij statussen, informatieobjecttypen t.b.v. dossiervorming, resultaattypen die aansluiten bij de selectielijsten van gemeenten en provincies) ten opzichte van de zaaktypecatalogus Haaglanden min of meer verdubbeld.
De zaaktypecatalogus Omgevingswet is generieker
Om de zaaktypecatalogus Omgevingswet breed toepasbaar te maken, zijn organisatiespecifieke - en daarbinnen: productspecifieke - elementen vermeden. Het zaaktype 'Vergunningaanvraag regulier behandelen' uit de 'zaaktypecatalogus Haaglanden' heeft om die reden bijvoorbeeld een andere naam gekregen: 'Aanvraag beschikking regulier behandelen'. Zo wordt het zaaktype breder inzetbaar: er kunnen niet alleen beschikkingen op een (omgevings)vergunningaanvraag (door provincie, gemeente, omgevingsdienst) mee worden 'geproduceerd', maar het waterschap kan er bijvoorbeeld ook de meetbeschikking mee vaststellen. Met een beperkte verzameling zaaktypen die door alle (soorten) overheidsorganisaties kunnen worden geïmplementeerd, wordt een zo breed mogelijk spectrum aan producten en diensten (van die overheidsorganisaties) ondersteund.
De zaaktypecatalogus Omgevingswet is gericht op ketensamenwerking
De 'zaaktypecatalogus Haaglanden' was specifiek ontworpen voor toepassing binnen een omgevingsdienst en daardoor erg 'naar binnen gericht'. De Omgevingswet vergt een - nog - intensievere samenwerking tussen het - coördinerend - bevoegd gezag en andere overheidsorganisaties die advies geven en/of instemming verlenen. De zaaktypecatalogus Omgevingswet voorziet daarin door in nagenoeg alle zaaktype ruimte te maken voor het aanvragen en verwerken van adviezen. Ook wordt in de uitgewerkte zaaktypen geprobeerd meer rekening gehouden met het 'uitbesteden' van een aanzienlijk deel van het werk aan bijvoorbeeld omgevingsdiensten, terwijl de feitelijke besluitvorming nog bij de opdrachtgever (bevoegd gezag) plaatsvindt. Door deze aanpassingen wordt beoogd de keten van processen die verschillende organisaties uitvoeren, beter op elkaar te laten aansluiten zonder afbreuk te doen aan de eigen bevoegdheden en verantwoordelijkheden van elk van die organisaties.

Nog te doen

Er zijn nog verschillende to-do's, los van het verwerken van opmerkingen die uit de review volgen:

Zaaktypen 'Advies verstrekken (informeel)' en 'Vooroverleg voeren' laten vervallen?
Het zaaktype 'Advies verstrekken (informeel)' is in diverse zaaktypecatalogi opgenomen om onderscheid te maken tussen de formele advisering - lees: een advies waar de adviesaanvrager eigenlijk niet omheen kan, zoals een wettelijk advies - van een zaakbehandelende organisatie en het informeel adviseren - vrijblijvend, gegeven vanuit kennis en ervaring, maar zonder enige juridische consequentie; de adviesaanvrager kan met het advies doen wat hij wil -. In de praktijk blijkt het lastig goed onderscheid te maken tussen deze twee soorten advisering: als een advies wordt gevraagd aan een - kennelijk - deskundige organisatie, zal het altijd lastig zijn uit te leggen waarom het advies niet is opgevolgd, ook als er geen juridische noodzaak was het advies op te volgen. Het ligt daarom in de rede alleen het zaaktype 'Advies verstrekken' (de 'formele' variant van advisering) in de zaaktypecatalogus op te nemen.
Het zaaktype 'Vooroverleg voeren' is in essentie ook een vorm van adviseren en doubleert daarmee met 'Advies verstrekken' en/of 'Advies verstrekken (informeel)'. Het vooroverleg of, zoals het in de discussies rond de Omgevingswet wordt genoemd, meerwaardegesprek is geen wettelijke figuur, waardoor elke organisatie er op geheel eigen wijze invulling aan kan geven. Het zaaktype 'Advies verstrekken' leent zich ook prima voor het voeren van vooroverleg / het meerwaardegesprek, dus daarvoor een apart zaaktype opnemen lijkt geen toegevoegde waarde op te leveren.
Ontbrekend zaaktype: 'Verkenning uitvoeren'
Ten behoeve van het nemen van een projectbesluit zal het bevoegd gezag een 'Verkenning' uitvoeren (art. 5.48 Omgevingswet). Voor het uitvoeren van zo'n verkenning is - voor zover bekend - nog niet eerder een zaaktype ontwikkeld. Voor het opstellen van de zaaktypecatalogus Omgevingswet is dringend behoefte aan input van specialisten die kunnen schetsen hoe zo'n verkenning wordt uitgevoerd. Mogelijk kan zo'n 'Verkenning uitvoeren'-zaaktype ook breder worden toegepast, bijvoorbeeld bij de voorbereiding van een Omgevingsverordening, Omgevingsvisie, Omgevingsplan, waarbij de (geest van de) Omgevingswet ook streeft naar participatie van belanghebbende partijen.
Afbeeldingen van zaaktypen (en hun context)
Een beeld zegt meer dan duizend woorden. Een zaaktype gaat 'echt leven' als er een 'plaatje' van wordt gemaakt waaruit duidelijk wordt wat eraan vooraf ging, welke stappen in het zaaktype worden doorlopen (en welke interactie daarbij tussen de verschillende partijen plaatsvindt) en wat er op het zaaktype volgt. Het maken van zulke 'plaatjes' is echter zeer arbeidsintensief. Voor het beschrijven van een zaaktype conform de standaard (IMZTC) is zo'n 'plaatje' niet nodig. Daarom worden 'plaatjes' van zaaktypen (en hun context) pas gemaakt als er binnen de scope van deze opdracht voldoende uren overblijven om dergelijke 'plaatjes' te maken. Daarbij wordt ook zoveel mogelijk (her)gebruik gemaakt van de uitwerking van procesbeschrijvingen die als separaat product binnen Werkpakket 2 van UIVO-I worden ontwikkeld. Het tabblad 'Afbeelding' wordt dus - hopelijk, als er voldoende uren voor de ontwikkeling van afbeeldingen overblijven - pas in een later stadium gevuld.

Naast bovenstaande to-do's zal tot eind september 2017 uiteraard veel aandacht uitgaan naar het verbeteren van de zaaktypen in de zaaktypecatalogus door het verwerken van de opmerkingen die door 'reviewers' zijn gemaakt. Hoe u daaraan uw bijdrage kunt leveren, leest u hieronder.

Toetsing tussentijdse resultaten

Voor de ontwikkeling van de Zaaktypecatalogus en Producten- en dienstencatalogus is intensief samengewerkt met de vertegenwoordigers van de verschillende soorten overheidsorganisaties (rijksoverheid, provincies, waterschappen, gemeenten) die deelnamen in de zogenaamde 1^e ring. In bijeenkomsten met deze 1^e ring (twee- à driewekelijks) zijn het concept en de systematiek getoetst en is de voortgang besproken.

Sinds juni is de toetsing van - het concept en de systematiek - voor de Producten- en Dienstencatalogus en Zaaktypecatalogus verbreed in ateliersessies met de 2^e ring. Enkele tientallen vertegenwoordigers van de verschillende soorten overheidsorganisaties hebben kennis genomen van, en feedback gegeven op, beide producten. Begin oktober heeft een separate sessie plaatsgevonden voor de Business Liaison Managers van het Digitaal Stelsel Omgevingswet. Daarnaast is een tweetal presentaties gegeven over de Producten- en dienstencatalogus en Zaaktypecatalogus: één op het Zaakgericht Werken-congres van Heliview en één tijdens de Verdiepingsbijeenkomst die voor provincies was georganiseerd.

Vanwege het inhoudelijk volume van de Producten- en dienstencatalogus en Zaaktypecatalogus (duizenden pagina's in deze digitale omgeving), lenen bijeenkomsten zich niet voor gedetailleerde discussie over de inhoudelijke uitwerking (de 'content' van de catalogi). Vertegenwoordigers van de verschillende soorten overheidsorganisaties zijn daarom in de gelegenheid gesteld hun inhoudelijke opmerkingen en bijdragen door te geven binnen deze digitale omgeving. Hun opmerkingen zijn beantwoord en - waar nodig - verwerkt in de beschrijvingen van met name zaaktypen (de Producten- en dienstencatalogus is nog niet voldoende 'compleet' om inhoudelijk te worden gereviewed).

Aanbevelingen voor toepassing, doorontwikkeling en beheer

Naar aanleiding van de ontwikkeling van de Producten- en dienstencatalogus en Zaaktypecatalogus Omgevingswet en de toetsing daarvan door tal van partijen, zijn aanbevelingen geformuleerd voor de toepassing van de op dit moment bereikte resultaten, alsmede - en verbonden aan die 'toepassing' - voor het doorontwikkelen en beheren van de Producten- en dienstencatalogus en de Zaaktypecatalogus Omgevingswet.

Toepassing

Hoewel de Producten- en dienstencatalogus en Zaaktypecatalogus nog niet 'af' zijn, betekent dit geenszins dat ze nog niet kunnen worden toegepast. Integendeel.

Breng de Zaaktypecatalogus Omgevingswet in praktijk
Hoewel nog niet alle zaaktypen zijn uitgewerkt en van een aantal zaaktypen nog niet zeker is of ze moeten 'voortbestaan', is er geen enkel beletsel de uitgewerkte zaaktypen in de Zaaktypecatalogus Omgevingswet in praktijk te brengen. Dit kan zowel onder de vigerende (Wabo-)wetgeving als in zogenaamde 'botsproeven' of 'praktijktesten' voor de Omgevingswet; de zaaktypecatalogus is immers geschikt voor uitvoering van zowel de huidige als toekomstige wetgeving. Door toepassing van de uitgewerkte zaaktypen, snijdt het mes aan meerdere kanten:
1. Overheidsorganisaties zijn tijdig en beter voorbereid op de komst van de Omgevingswet
  Lang niet alle overheidsorganisaties zijn vertrouwd met 'zaakgericht werken' of beheersen het zaakgericht werken al tot in de puntjes. Door nu al te beginnen met zaakgericht werken (onder de huidige Wabo-wetgeving) en de zaaktypen toe te passen die zijn uitgewerkt in de Zaaktypecatalogus Omgevingswet, doen zij ervaring op met zaakgericht werken en/of kunnen ze hun procesgang alvast afstemmen op de toekomstige wijze van (samen)werken die voor de Omgevingswet noodzakelijk is.
2. Systemen kunnen alvast worden voorbereid op de komst van de Omgevingswet
  Niet alleen 'organisaties' maar ook 'systemen' zullen moeten worden voorbereid op de komst van de Omgevingswet. Er verandert weliswaar niet veel in de procesgang (die is grotendeels voorgeschreven in de Algemene wet bestuursrecht), maar de wijze waarop die is geïmplementeerd in de systemen van de verschillende overheidsorganisaties loopt op dit moment sterk uiteen ('couleur locale'). Voor een goed functionerende ketensamenwerking is het fundamenteel dat de informatievoorziening van ketenpartners op elkaar is afgestemd; precies dat is één van de belangrijke functies van de Zaaktypecatalogus Omgevingswet. Omdat de Zaaktypecatalogus Omgevingswet zowel voor de huidige Wabo- als toekomstige Omgevingswet-wetgeving geschikt is, kan deze nu al worden geïmplementeerd in de systemen van overheidsorganisaties. De 'overbelasting' van leveranciers en consultants zoals die bij de invoering van Wabo optrad, kan zo aanzienlijk worden gedempt.
3. Zaaktypen verbeteren op basis van toepassing in de praktijk
  De in de Zaaktypecatalogus Omgevingswet uitgewerkte zaaktypen zijn weliswaar ooit - in 2012 - samen met VTH-specialisten 'achter de tekentafel' ontstaan en uitgewerkt, maar zijn in de afgelopen jaren sterk geëvolueerd door ze in praktijk te brengen. Door ook de zaaktypen in de Zaaktypecatalogus Omgevingswet in praktijk te brengen in kleinschalige 'botsproeven' en 'praktijktesten', kunnen ze tijdig - ruim voor de invoering van de Omgevingswet - worden verbeterd en wordt - dus - voorkomen dat 500 overheidsorganisaties ongemak ondervinden en/of aanpassingen moeten doorvoeren.
Breng de Producten- en Dienstencatalogus in praktijk
Anders dan de Zaaktypecatalogus, kan de Producten- en Dienstencatalogus Omgevingswet niet onder de huidige Wabo-wetgeving worden toegepast. Toch is het heel belangrijk om de Producten- en Dienstencatalogus zo snel mogelijk te 'testen' in 'botsproeven' en 'praktijktesten':
1. Brede(re) toepassing van bestaande systematiek
  De systematiek van de Producten- en Dienstencatalogus is weliswaar enerzijds ontleend aan de gemeenschappelijke Producten- en Dienstencatalogus van de omgevingsdiensten in Zuid-Holland en anderzijds aangevuld met best practices (voor supply chain management) uit het bedrijfsleven, maar is nog niet eerder toegepast in ketens van overheidsorganisaties. Dat de systematiek 'op papier' deugt en er tijdens de afstemming die tot dusverre met specialisten heeft plaatsgevonden geen gaten in zijn geschoten, betekent niet dat toepassing in de praktijk in één keer goed gaat.
2. Toepassing door mensen maar ook machines
  Eén van ontwerp-uitgangspunten is dat de Producten- en Dienstencatalogus door mensen én machines moet kunnen worden gebruikt. Met name de toepassing van de Producten- en Dienstencatalogus in systemen kan de efficiëntie van de keten aanzienlijk verbeteren. Hoe groot dat effect is of kan zijn en welke (soorten) systemen daar het beste voor kunnen worden benut, kan het best worden onderzocht in kleinschalige 'proof of concept'-achtige projecten.

Het spreekt vanzelf dat bovenstaande praktijktoepassingen weer vertaald worden naar de doorontwikkeling van beide instrumenten.

Doorontwikkeling

Zowel de Producten- en Dienstencatalogus als Zaaktypecatalogus voor de Omgevingswet heeft na deze oplevering door Werkpakket 2 van UIVO-I doorontwikkeling nodig. Hiervoor is een aantal belangrijke redenen:

Zoals blijkt uit de 'to-do'-lijstjes hierboven zijn beide producten nog niet 'af'; vooral als gevolg van de timebox en het urenbudget. Er is dus doorontwikkeling nodig om beide producten te completeren. Dit geldt met name voor de Producten- en Dienstencatalogus: de producten en diensten op de bovenste laag (Omgevingswet) zijn wel in beeld en zullen - met de extra uren die begin oktober beschikbaar zijn gesteld - ook goed beschreven kunnen worden in de Producten- en Dienstencatalogus. Echter, in de onderliggende wetgeving (AMvB's, ministeriële regelingen) moeten nog veel varianten van producten worden geïnventariseerd, benoemd en - inclusief bronverwijzing naar de bepalingen in de wetgeving - worden vastgelegd in de Producten- en Dienstencatalogus. Ook de decompositie van eindproducten naar de daarvoor benodigde halffabricaten en het leggen van die relaties moet voor veel varianten van producten nog gebeuren. Dat vergt nog een forse inspanning.
De Zaaktypecatalogus zal ten minste moeten worden uitgebreid met een zaaktype 'Verkenning uitvoeren'; geadviseerd wordt die uitwerking te baseren op ervaringen die momenteel worden opgedaan met 'verkenningen' in praktijksituaties. Afhankelijk van hoe het 'Verkenning'-zaaktype wordt afgebakend, kunnen één of enkele zaaktypen ('Advies verstrekken (informeel)', 'Vooroverleg voeren') vervallen of juist nadere uitwerking nodig hebben. Daarnaast kunnen nog één of twee zaaktypen nodig zijn voor de 'Bestuurlijke boete' en/of de 'Bestuurlijke strafbeschikking'. In de Omgevingswet is hieraan nog geen inhoudelijke uitwerking gegeven.
Met name de Producten- en Dienstencatalogus heeft een zeer nauwe relatie met de wetgeving: elk variant van een product komt voort uit en is verbonden met bepalingen in wetten en AMvB's (en nog te publiceren ministeriële regelingen). Het is voor de kwaliteit - en daarmee de acceptatie - van de Producten- en Dienstencatalogus essentieel dat wijzigingen in de wetgeving snel worden verwerkt in de Producten- en Dienstencatalogus. Gelet op de ontwerp- en conceptstatus van verschillende besluiten en een aantal in het geheel nog niet gepubliceerde besluiten, zal de Producten- en Dienstencatalogus zowel actualisatie (o.b.v. wijzigingen in de ontwerpbesluiten waarop de catalogus nu is gebaseerd) als uitbreiding (naar aanleiding van nog niet gepubliceerde, nieuwe besluiten) behoeven. Dit continue proces van doorontwikkeling van de Producten- en Dienstencatalogus zal voortduren zolang de wetgeving óók wordt (door)ontwikkeld. Zodra de wetgeving in relatief stabiel vaarwater terecht gekomen is (bijvoorbeeld zodra deze door beide Kamers is vastgesteld), stopt ook de (door)ontwikkeling van de Producten- en Dienstencatalogus en kan deze 'in beheer worden gegeven'.
Naast het compleet maken (zie hierboven onder 1) en actueel en compleet houden (zie hierboven onder 2) van de Producten- en Dienstencatalogus en Zaaktypecatalogus voor de Omgevingswet, is het natuurlijk van het grootste belang dat beide - beoogde - standaarden ook daadwerkelijk in de praktijk kunnen/blijken te werken. De hierboven onder 'Toepassing' bepleite 'botsproeven' en 'praktijktesten' zijn hiervoor een belangrijke graadmeter en zullen zonder twijfel leiden tot aanpassingen van en/of uitbreidingen op de systematiek die is uitgewerkt in deze initiële oplevering van de Producten- en Dienstencatalogus en Zaaktypecatalogus. Deze aanpassingen en uitbreidingen zullen uiteraard moeten worden verwerkt.
Voor Zaakgericht Werken en alles wat daarmee samenhangt, zijn informatiemodellen en uitwisselingsstandaarden gedefinieerd. Vergelijkbare standaarden bestaan echter niet voor een Producten- en Dienstencatalogus op basis waarvan overheidsorganisaties gezamenlijk uitvoering geven aan wetgeving (de functie van de Producten- en Dienstencatalogus Omgevingswet). Om te komen tot door machines ('systemen') ondersteunde ketensamenwerking, zijn Informatiemodellen en Uitwisselingsstandaarden onontbeerlijk. Het uitwerken van een Informatiemodel en Uitwisselingsstandaard voor de 'Producten- en Dienstencatalogus Omgevingswet' is - zodra de ervaringen uit de 'botsproeven' en 'praktijktesten' zijn opgehaald en verwerkt - randvoorwaardelijk voor een door 'systemen' ondersteunde ketensamenwerking.
De Producten- en Dienstencatalogus en Zaaktypecatalogus voor de Omgevingswet zullen op enig moment 'in beheer moeten worden genomen'. Het succes van dat beheer staat of valt met de de beheerprocessen en de inhoudelijke deskundigheid die - en daarmee: het draagvlak dat - daarin is geborgd. Op het moment van oplevering van deze eerste (tussen)resultaten van UIVO-I bestaat er nog geen beheerorganisatie en zijn er nog geen beheerprocessen die daarin voorzien. Dat is niet raar: UIVO-I is een typisch 'ontwikkelproject' waarvan op voorhand niet heel duidelijk was wat het zou opleveren. Met het opleveren van deze (tussen)resultaten ontstaat veel meer inzicht in die resultaten en kunnen ook concre(e)t(ere) aanbevelingen worden geformuleerd voor het beheer van opgeleverde en nog door te ontwikkelen producten. Geadviseerd wordt de fase van doorontwikkeling te benutten om de beheerorganisatie en beheerprocessen vorm te geven, ervaring op te doen met beheerprocessen (denk aan 'Wijzigingsvoorstellen' en de ratificatie daarvan), zodat er na deze fase van 'doorontwikkeling' een beproefde beheerorganisatie met beproefde beheerprocessen kan worden 'opgeleverd', samen met de doorontwikkelde UIVO-I-producten.

Beheer

Zie punt 5. van de vorige paragraaf.